In deze blog bespraken we dat je met een goede voorbereiding een mislukte werving kunt vermijden. Maar wat is precies een goede voorbereiding? In deze blog zullen we de eerste cruciale stap van een goede voorbereiding bespreken. Namelijk: het loont de moeite eerst te onderzoeken of er eigenlijk wel een vacature is. Vacatures zijn sneller bedacht dan ingevuld. Het klink misschien logisch, maar ik zie dit in de praktijk vaak fout gaan. De werkdruk is hoog, de vraag is prangend en je wil snel snel snel. 

Informeer bij je collega’s

Een vertrekkende collega, langdurige ziekte, ouderschapsverlof, productiegroei, door welke reden dan ook: er is capaciteitstekort en de roep is ‘we hebben iemand nodig’, we hebben een vacature, zo gaat het niet langer, ik kan echt niet meer…. enzovoort.

De eerste te stellen vraag is dan: hebben we wel een vacature? Rustmoment.

Je medewerkers zijn daarbij je voornaamste informatie- en kennisbron. Collega’s hebben het antwoord op de vraag of er wel een vacature is, en zo ja, wat voor een. Zij hebben ideeën over wat er anders, beter kan. Zij zijn van inhoudelijke waarde bij het vaststellen van het taken- en kandidatenprofiel. En natuurlijk zijn zij de eersten die je vervolgens ruimte geeft om te solliciteren.

De allereerste stap is daarom aandacht aan hen te besteden en je open te stellen voor wat door hen aangedragen wordt. In feite is het niet anders dan hen behandelen zoals jezelf behandeld zou willen worden.

Zorgvuldig communiceren betekent collega’s vroegtijdig informeren en betrokkenen raadplegen. Wanneer er meerdere locaties betrokken zijn, dan zijn er allerlei virtuele hulpmiddelen die reistijd voorkomen. Is er intern geen (HR-)medewerker beschikbaar die voor de coördinatie en bovenal, soepele communicatie zorgt, dan zorgt inschakeling van een recruiter voor welkome versnelling en diepgang.

Geen tijd te verliezen?
Eerst intern gedegen onderzoeken of er wel een vacature is en zo ja welke dan lijkt misschien een vertragende factor, maar het tegendeel is waar. 3 redenen:

• Blijkt er geen vacature te zijn, dan hebben je medewerkers dus voor de oplossing gezorgd. 
• Blijkt er wel een vacature te zijn, dan heb je door hen mee te laten denken begrip en dus betrokkenheid gekweekt voor de rest van het proces. Hierdoor heb je meer informatie gekregen over je bedrijf, voelen je medewerkers zich gehoord en zijn ze ineens je beste ambassadeurs bij verspreiding en invulling van de vacature (bijvoorbeeld door het delen in sociale kringen)!
• Het is een onderdeel van het w&s-proces dat zich uitermate goed leent voor standaardisatie. Want in de basis gaat het altijd om dezelfde vragen, bij een volgende vacature kan je dus hetzelfde ontwerp gebruiken.

Kweek begrip, vergroot je bereik
De praktijk is weerbarstiger, natuurlijk. Ja, er komen discussies die in de kiem gesmoord moeten worden. Nee, niet iedereen is even overtuigd. Er zijn tegengestelde belangen. De tijd dringt. Er duikt sluimerend oud zeer op, dat geen uitstel meer duldt. Hier geen aandacht aan besteden, neemt dat wat speelt niet weg. Vroeg of laat komt het bij je terug, en meestal erger.

Kortom: communiceer aandachtig met je medewerkers gedurende elk traject van werving & selectie. Het komt je gegarandeerd van pas, zeker bij lastig in te vullen functies. Want pak je dit goed aan, dan maken zij je bereik groter als de vacature wel extern uitgezet moet worden. Je gaat als vanzelf profiteren van zowel hun netwerk als hun enthousiasme.. 

Wij zijn benieuwd naar jouw ervaringen. Kan jij wel wat advies gebruiken in dit gedeelte van het recruitmentproces? Wij hebben er een hele training voor gemaakt: Creëer een onweerstaanbare vacature.